教学档案管理制度
为加强档案管理工作，提高档案工作质量，更好地为科室教学科研工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及有关档案管理的规定，结合本科室档案工作的实际，制定本制度。
一、档案立卷归档制度
为了使本科室的立卷归档工作顺利进行，完整地保存科室在各项活动中形成的文件材料，供领导工作决策和各项工作服务，特制订本制度。
1、凡是在学校、学院、科室日常工作及重大活动中直接形成的应当归档并具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史真实记载。
2、科室承办人员应将办理完毕或工作中形成的文件材料，及时主动地交档案管理员立卷归档，集中管理，任何个人不得据为己有。
3、兼职档案人员，负责本科室在工作中形成的档案，做好收集、整理工作，并按规定时间造好移交清册，签字验收，移交科室主任。
4、电子文件实行集中统一管理，归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，逻辑归档可实时进行，物理归档按照同类纸质文件的规定定期完成。各科室根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记
5、随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档案应进行同步更新复制或补救新版本，归版或有问题的载体仍需保存三年。
二、档案专柜管理制度
1、档案钥匙由科室主任、科室秘书保管。
2、专柜内档案分类存放，排列要整齐有序，编制橱箱号码和存放案卷示意图，便于查找。不得在档案柜内存放个人物品或堆放杂物。
3、要定期进行档案柜的清理校对工作，做到帐、物相符。对破损、变质的档案要及时进行修补复制。库藏档案因移交、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依据。
4、电子档案应配备专用的电子文件柜，每年定期备份，规范存放归档电子文件和数字档案。
5、档案管理员调动工作时，应在离职前办好档案柜的交接手续。
三、档案查阅利用制度
1、本科室档案供科室查阅利用，查阅档案资料时需办理查阅登记手续，填写“借阅登记表”。
2、外单位查阅档案资料，须持所在单位介绍信，经科室主任审批后，予以查阅。
3、查阅档案，只限于在指定场所进行，未经批准，不得将案卷带出档案室。
4、严守机密，不得翻阅和摘抄利用以外的档案。
5、查阅档案和需复印（部分或全部）档案材料的，应在利用效果登记表上注明，并经登记。
6、要爱护档案，不得将档案任意拆卷、撕页、污损、涂改、划杠、折角、添字等。
7、建立档案《档案借阅登记》和《档案利用效果登记》簿，对借阅和利用进行登记。
四、档案鉴定和销毁
为了全面地考察室藏档案的价值，确保室藏档案的质量，定期对一些已到保管期限的档案材料进行重新审定，方便档案的管理和利用，特制定本制度：
1、室藏档案的鉴定应坚持全面的、历史的、发展的观点，严肃而认真地去复审和制定每一件档案的价值，不得带有随意性。
2、经鉴定，尚需留存的零散档案材料，按立卷原则，在室内继续做好组卷归档工作。对已失去利用价值和保存价值的档案材料，需销毁的，由鉴定小组提出鉴定意见，编造销毁清册，未经登记造册，不得擅自销毁档案。
3、属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。
4、销毁档案时，要有两人以上监销，监销人员在销毁前应认真清点核对，在销毁清册上签章，并将销毁情况报告鉴定小组，销毁清册应列入综合档案室全宗卷永久保存。
5、严禁任何人擅自销毁各类室藏档案和数字档案。
五、档案管理员工作职责
1、热爱本职工作，刻苦钻研业务，努力提高工作效率。
2、加强与各级、各部门的联系，做好本单位需归档文件材料的收集整理工作，保证其完整、及时归档。
3、坚持原则，保守机密，严格执行档案管理制度、查阅制度和重大事项报告制度，提高警惕，防止失密泄密等事故发生。
4、要妥善保管好数字档案室系统登录帐号和密码，不得泄露他人，密码应该定期更改。自觉做好档案数据的维护与管理，定期检查电子档案的保管情况、检测电子档案的可用性，保证数字档案的安全保密。
5、积极开展档案利用，及时、准确、迅速地提供各种档案，为本单位各项工作和领导决策服务。
6、做好档案统计工作和利用效果反馈记录。
