教学档案管理制度
教学档案工作是学院档案工作中极为重要的一部分，教学档案管理是学院教学管理的基础工作之一。依据《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法与档案工作规范》、《本科教学工作水平评估指标体系》、《高职高专人才培养工作水平评估指标体系》,为了加强教学档案管理工作，提高教学档案的质量和科学管理水平，实现教学档案管理的标准化、规范化和现代化，充分发挥其在教学管理、教学活动、教学研究和教学评估等各项工作中的基础性作用，更好地为学院的发展服务，特制定本办法。
一、基本原则
(一)全面性原则。教学档案是学院档案的主体和重点，是衡量学院教学管理水平和教育质量的标志之一。完整的教学档案可为教学实践、教学管理、教学研究及经验总结提供重要的参考资料，同时也是学院教学工作水平评价和教学质量评估的直接凭证材料。凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体等纸质和电子材料均属教学档案，需进行全面收集归档。
(二)全过程原则。教学档案是教学管理的重要组成部分，
反映学院教学发展与教学改革的全过程，因此，档案材料的管理要体现全过程原则，实行“三纳入”即：纳入教学工作计划、规划，纳入教学管理制度，纳入各级管理人员的岗位职责，作为考核教学质量和管理水平的重要依据。
(三)及时性原则。教学管理档案要及时反映教学工作的实际进展情况，做到“四同步”，即：下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步;检查教学工作与检查教学材料形成积累情况同步;评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步;考评教学管理与考评教学档案管理工作同步。
(四)明确责任原则。学院教务处等职能部门，以及各系部的行政负责人为教学档案管理工作的责任人。
(五)完整准确原则。归档的教学材料必须具有文献价值和材料支撑价值;必须遵循其自然形成规律保持有机联系;保证材料的客观、完整、系统和准确。
(六)科学性原则。努力实现教学档案从经验管理向科学管理转变，逐步实现现代化管理。加强电子数字档案建设，使传统纸质档案与电子数字档案有机结合，建设纸质档案与电子数字档案并存的立体化档案库。加强档案的纸质、光盘、硬盘等多介质的储存和保管工作。要加强档案的安全管理和保密工作。
二、管理体制
(一)建立院系(部)二级管理体制。教务处为一级管理,负责学院教学档案管理;系部为二级管理，负责系部教学档案管理。(二)实行教学档案管理专人负责的管理责任制。各系部要有一名领导分管档案工作,教务处等职能部门指定专人管理，各系部由教学秘书具体负责。
三、 归档流程
(一)分类归档
根据教学实践活动形成的文件材料，按《广西经济管理干部学院教学档案分类号及分类目录》(附件2，以下简称《教学档案分类目录》)的要求分类归档。
(二)形成积累
1.每学年初，由学院领导向教务处等职能部门，以及各系部布置教学文件材料的任务，各部门领导认真组织落实，形成教学档案材料的积累。
2.教务处等职能部门，以及各系部档案管理人员按《教学档案分类目录》分别积累教学文件材料，并按月、学期、学年定期整理。教务处督促、检查、指导档案管理人员做好文件材料的积累工作。
(三)整理组卷
1.由教学文件材料形成单位立卷归档，教务处等职能部门，以及各系部要做好平时预立卷工作，根据本单位不同种类文件材料形成的特征，按《教学档案分类目录》的类目制定其案卷类目，随时将办理完的文件按类别归入相应卷夹。教务处等职能部门，以及各系部定期将所形成的教学文件材料根据材料性质归档后，本单位留存一份归档，形成本单位教学档案，另一份然后交教务处教学档案管理人员，由其汇总整理形成全院教学管理档案，于每年三月份由教学管理部门的档案管理人员核实后负责向学院档案室移交，学院档案室设专门的教学档案存放处。
2.教学档案管理组卷要根据教学材料的形成规律，保持其有机联系，便于利用查阅。相同内容的材料组成一卷，同一内容的材料数量多时可分别组成若干卷。
3.卷内密不可分的文件材料按正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;批复在前，请示在后的要求排列。
4.卷内材料一律拆除金属物，以右侧、底边为齐，左侧装订。对破损的材料应进行修补。
5.各种材料大小原则上应使用A4纸，文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内。
6.按顺序编排页号，无论单面或双面只要有文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的下角。不装订的以件为单位，并在右上角加盖件号，按顺序填上件号。
7.填写卷内目录及备考表。
8.填写案卷封面各栏目，标题要简短、准确。
9.归档的教学材料必须字迹工整(严禁圆珠笔、复写字迹)，格式统一，签字盖章手续完备。
(四)归档验收
1.移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料
是否完整、齐全，排列书写是否符合要求，标题是否确切。凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。
2.填写移交目录一式两份。下面注明检查人、移交人、接收人姓名及年、月、日，双方各执一份。
四、档案编目
严格按照制定教学档案的分类号和分类目录，详见《教学档案分类目录》，对教学档案进行著录、标引和组织、制作目录，包括案卷封面编目，编制案卷目录和卷内文件目录，为档案保管提供方便，为查阅档案服务。
五、移交与使用
1.教学档案管理人员负责收集和催交应归档的资料。
2.各单位和相关教学档案管理人员每学期必须按上述归档范围将应交材料递交到教务处教学档案管理人员处，并办理教学档案的移交手续。
3.教学档案一般不准借出，凡院内人员因工作需要查阅，须经教务处领导同意，并按档案登记要求进行登记。
六、保管期限
1.教学档案原则长期保管。需要处置按有关政策规定要求处理。
2.教学档案管理人员每学期初将上学期的档案按类立卷、编目，并建立档案检索卡，以保证教学资料归档的及时性。
3.档案管理人员负责对教学档案的保管，并注意防潮、防
霉、防虫等，分管档案的各部门负责人，每学期定期检查档案的管理情况。
七、岗位职责
(一)教务处的职责
1.制定和健全教学档案管理的有关制度，把教学档案管理纳入教学管理人员的岗位职责之中。
2.做好各教学档案归档的业务指导和监督检查工作，保证教学档案质量。
(二)各单位教学档案管理人员职责
1.做好本单位教学文件材料的形成积累工作。
2.将收集、积累的文件材料整理组卷装订，做到组卷合理、编目清楚、标题准确、装订整齐，并按时向教务处移交。
3.做好存放在本单位的教学档案的分类组卷保存工作。
4.教研室负责人负责收集本教研室的教案、试题、试卷、备课记录等，向本单位档案管理人员移交。
5.教研室负责人负责督促教师向本单位移交各种教学档案。
八、奖惩制度
教务处每个学期对全院教学档案涉及的单位进行一次全面的检查，并将检查结果在全院公布，对在教学档案管理中做得好的单位和个人，按学院有关奖励办法奖励，不好的单位和个人，按学院有关规定进行批评教育等，并限期改正。
